Der Wechsel zu einer Cloud-Telefonanlage bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und erfolgt in sechs wesentlichen Schritten: Bestandsaufnahme, Bedarfsplanung, Anbieterauswahl, Migrationsplanung, Pilotbetrieb und Go-Live. Erfahren Sie mehr darüber, wie die spezifischen Schritte für einen erfolgreichen Wechsel erfolgen sollten.
Immer mehr Unternehmen planen den Umstieg auf eine Telefonanlage in der Cloud, wie die Computerwoche berichtet. 44 Prozent von 1.000 IT-Entscheidern europäischer Unternehmen gaben bei einer Umfrage aus dem Februar an, die Migration ihrer Telekommunikation in die Cloud in Erwägung zu ziehen. Zwei Jahre zuvor lag dieser Anteil erst bei 29 Prozentpunkten.
Ein Grund: Die großen Carrier schalten ihre ISDN-Netze bald endgültig ab. Geplant war das ISDN-Aus hierzulande schon für 2018. Aber die Uhr tickt. Die Telekom hat ihr Netz fast vollständig umgestellt, Konkurrent Vodafone räumt seinen Kunden noch bis 2022 einen letzten Aufschub zum Vertragswechsel auf VoIP ein.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen steht darum der Wechsel zur Cloud-Telefonanlage an. Allerdings schauen besonders deutsche Unternehmen (59 Prozent) auf den Migrationsaufwand. Empfehlenswert ist ein schrittweises Vorgehen:
Zunächst sollten sich Unternehmen einen Überblick verschaffen, welche TK-Anlagen aktuell in Betrieb sind an den verschiedenen Standorten. Das umfasst alle mobilen und stationären Nebenstellen und ISDN-Geräte, auch jenseits der Telefonie, etwa Alarmsysteme oder Torsteuerungen. Im Rahmen der Inventur kann gleich geprüft werden, welche Endgeräte IP-tauglich sind und weiter genutzt werden können. Eine Bestandsaufnahme ist auch für die wirtschaftlich-rechtlichen Rahmenbedingungen nötig: Verträge, Laufzeiten, Konditionen und Kündigungsfristen.
Im nächsten Schritt sollten sich Unternehmen eine klare Vorstellung davon machen, was ihre Telekommunikation künftig leisten soll. Hierbei reicht es nicht, sich bloß am Funktionsumfang der Altanlage zu orientieren nach dem Motto „Never touch a running system“. Einen realistischeren Blick liefert eine Analyse der aktuellen Kommunikationsprozesse im Unternehmen. Interviews mit Nutzern geben Anhaltspunkte, wo Technologie für schlankere Abläufe und mehr Effektivität sorgen kann. Auch Best Practices aus den Branchen liefern Hinweise. Wichtig ist, dass eine künftige TK-Infrastruktur digitale Formen der Zusammenarbeit unterstützt und dass sich die künftige Lösung an neue Anforderungen anpassen lässt.
Aus dem Bedarfsplan lassen sich technischen Eigenschaften der Cloud-Telefonanlage ebenso ableiten wie wirtschaftliche und vertragliche Anforderungen hinsichtlich Preis pro Nutzer, Vertragslaufzeit und SLAs. Gute Provider bieten Servicelevel von über 99 Prozent. Sollen zudem ISDN-Sicherheitsanwendungen durch IP-Lösungen ersetzt werden, braucht es einen Anbieter mit VdS-Zulassung. Die VdS Schadenverhütung GmbH, ein Unternehmen des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft, prüft, ob das IP-Netz Sicherheitsanwendungen optimal unterstützt, und zwar sowohl über IP-Internet- als auch über IP-VPN-Anschlüsse. Damit ist zum Beispiel sichergestellt, dass die verschlüsselte Übertragung der Signale funktioniert. Insbesondere für mittelständische Unternehmen mit kleiner IT-Abteilung empfiehlt sich, die TK-Infrastruktur Ende-zu-Ende als Managed Services zu beziehen, also die Cloud-Telefonanlage vom passenden Netzbetreiber.
Der wichtigste Punkt bei der Migrationsplanung ist die Portierung der alten Telefonnummern, die meist bei Kunden und Geschäftspartnern eingeführt und gelernt sind. Hierbei ist zu klären, wie und wann der Provider die Bestandsnummern übernimmt.
Weitere Punkte bei der Migration sind:
Die interne IT sollte sicherstellen, dass alle Arbeitsplätze über LAN und WLAN ausreichend mit Bandbreite versorgt sind, erst recht, wenn erstmals auch Videotelefonie und Werkzeuge zur Online-Kollaboration zum Einsatz kommen.
Ein weiteres Thema für den Admin ist die IP-Konfiguration der Telefone. In der Regel kann man hier aber auf die Unterstützung des VoIP-Anbieters zählen, wenn die Telefone nicht vorkonfiguriert sind.
Unternehmen, die nicht bis zum Stichtag warten, an dem ihr Carrier ISDN abklemmt, können VoIP und Telefonie aus der Cloud zunächst an ausgewählten Standorten oder für einzelne Abteilungen testen. Ausgehend von diesem Piloten lässt sich die neue Telekommunikation in der Organisation ausrollen.
Mit Blick auf die Telefonie ist der Wechsel zur Cloud-Telefonanlage für die meisten mittelständischen Unternehmen nach wenigen Tagen abgeschlossen. Steht auch die Einführung virtueller Kollaboration auf der Agenda, ist die Migration grundsätzlicher anzugehen. Ein Schulungskonzept führt die Mitarbeiter an das Thema heran, Key-User begleiten den Prozess in ihren Abteilungen. Auch die eigene IT-Abteilung braucht Weiterbildung, um die neuen Dienste kompetent zu unterstützen.
Das Einrichten der TK-Anlage selbst geschieht idealerweise im Vorfeld, der Cloud-Anbieter sollte das unterstützen. Im zweiten Schritt folgt dann die Migration selbst. Stichpunkttests prüfen die Funktion der neuen Infrastruktur. Empfehlenswert ist ein Zeitraum mit wenig Betrieb, wie etwa am Wochenende oder in den Betriebsferien.
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