Als Kunde im Plusnet Portal haben Sie spezifische Anforderungen und Fragen. Hier finden Sie wichtige Informationen zum Auftragsverarbeitungsvertrag sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Ihnen bei der Verwaltung im Portal helfen sollen.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag kann im Menü Administration abgerufen werden. Zugriff auf diesen Bereich haben ausschließlich Kunden oder Plusnet Administratoren. Ein Mandant oder Submandant ist generell nicht für diesen Bereich des Portals freigeschaltet. Weiterhin steht der Auftragsverarbeitungsvertrag mit allen Anlagen direkt nach Vertragsschluß auf der Erfolgsseite zur Verfügung.
Kunden, die ein Produkt der Plusnet GmbH beziehen, welches über das Portal administriert und konfiguriert wird, müssen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Plusnet abschließen. Dies gilt aber nur dann, wenn bei der Administration des Produkts personenbezogene Daten verarbeitet werden. Weiterhin gilt es nur für die Kunden, welche die Administration eines Produktes im Plusnet Portal durch einen Vertriebspartner oder dessen Untervertriebspartner durchführen lassen. Beides ist aktuell nur bei Tengo Centraflex und den Mehrstandort-SIP-Trunks der Fall.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit dem erfolgten Widerspruch nichtig. Ohne einen gültigen Auftragsverarbeitungsvertrag kann die Administration der Produkte im Portal durch einen Vertriebspartner oder dessen Untervertriebspartner nicht mehr erfolgen. Das bedeutet konkret, dass ein Mandant oder Submandant nicht mehr auf das Modul Tengo Centraflex im Plusnet Portal zugreifen können. Sie sind somit nicht mehr befugt, die Tengo Centraflex Telefonanlage für den Kunden zu konfigurieren. Bei SIP-Trunk-Kunden mit UMS-Option kann der Mandant oder Submandant in diesem Fall nicht mehr auf die UMS-Verwaltungsseiten zugreifen.
Im Hauptmenü Kunden auswählen. Auf der Übersicht auf AVV-Status klicken. Der Status wird geladen und in der Tabelle angezeigt. Weiterhin kann im Aktionmenü Auftragsverarbeitungsvertrag ausgewählt werden. Auf der Zielseite wird der aktuelle Status des Auftragsverarbeitungsvertrags mit weiteren Informationen angezeigt. Bedenken Sie dabei bitte, dass der Status des Auftragsverarbeitungsvertrags nur für die Produkte angezeigt wird, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag benötigt wird.
Voraussetzung zum Zugriff auf den Bereich Centraflex im Kundenpropfil ist es, dass ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Ohne diesen können Mandanten und Submandanten nicht auf diesen Bereich zugreifen.
In der Regel wird der Auftragsverarbeitungsvertrag bereits zum Zeitpunkt des Vertragsschluß bzw. der Bereitstellung des Produktes zwischen dem Kunden und der Plusnet GmbH geschlossen. Der Kunde erhält eine Aufforderung zum Vertragsschluß per E-Mail.
Wenn ein Kunde keine Aufforderung per E-Mail erhalten hat, der Zustimmungslink möglicherweise nicht mehr gültig ist oder sich einfach nicht wiederfinden lässt, kann jederzeit eine neue E-Mail zwecks Vertragsschluss versendet werden. Bedenken Sie bitte, ein Link zum Vertragsschluß ist 14 Tage gültig. Nach Ablauf der Gültigkeit wird bis zu 3x automatisch ein Reminder per E-Mail an den Kunden gesendet. Diese E-Mail enthält einen neuen und gültigen Zustimmungslink. Die E-Mail geht immer an die in den Kundenstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse.
Sie haben als Mandant die Möglichkeit, einen Submandanten (Untervertriebspartner) als so genannten Unterunterauftragsverarbeiter zu hinterlegen. Wenn dies erfolgt ist, wird der Submandanten im gesamten Zustimmungsprozess an den Kunden kommuniziert und im Vertrag zusätzlich zum Mandanten hinterlegt.
Folgendes kann ein Mandant (Vertriebspartner) tun, um den Kunden weiterzuhelfen.
Im Hauptmenü finden Sie den Bereich Administration. Im Bereich Administration steht der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als PDF zum Abruf bereit. Dieser Bereich ist nur für berechtigte Portal-Benutzer des Kunden zugänglich. Benutzer der Mandanten und Submandanten haben generell keinen Zugriff auf diesen Bereich.
Sie können den AVV dort nur herunterladen, wenn der Vertrag abgeschlossen worden ist.
Es ist möglich, dass zusätzlich zum Vertriebspartner der Untervertriebspartner für einen Auftragsverarbeitungsvertrag berücksichtigt wird. Der UVP wird dann in der gesamten Kommunikation zum Auftragsverarbeitungsvertrag genannt. Ebenfalls wird er im Auftragsverarbeitungsvertrag als so genannter Unterunterauftragsverarbeiter genannt.
Schritte
In der Regel wird der Auftragsverarbeitungsvertrag bereits zum Zeitpunkt des Vertragsschluß bzw. der Bereitstellung des Produktes zwischen dem Kunden und der Plusnet GmbH geschlossen. Der Kunde erhält eine Aufforderung zum Vertragsschluß per E-Mail.
Wenn ein Kunde keine Aufforderung per E-Mail erhalten hat, der Zustimmungslink möglicherweise nicht mehr gültig ist oder sich einfach nicht wiederfinden lässt, kann jederzeit eine neue E-Mail zwecks Vertragsschluss versendet werden. Bedenken Sie bitte, ein Link zum Vertragsschluß ist 14 Tage gültig. Nach Ablauf der Gültigkeit wird bis zu 3x automatisch ein Reminder per E-Mail an den Kunden gesendet. Diese E-Mail enthält einen neuen und gültigen Zustimmungslink. Die E-Mail geht immer an die in den Kundenstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse.
Sie haben als Mandant die Möglichkeit, einen Submandanten (Untervertriebspartner) als so genannten Unterunterauftragsverarbeiter zu hinterlegen. Wenn dies erfolgt ist, wird der Submandanten im gesamten Zustimmungsprozess an den Kunden kommuniziert und im Vertrag zusätzlich zum Mandanten hinterlegt.
Folgendes kann ein Mandant (Vertriebspartner) tun, um den Kunden weiterzuhelfen.
Um den Regelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zu entsprechen, ist es erforderlich, dass zwischen dem Kunden und der Plusnet GmbH ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen wird. In einem Unternehmen sind nicht nur die eigenen Daten zu schützen. In der Regel sind hier auch externe Daten wie z.B. Kunden- oder Lieferantendaten gespeichert. Daraus ergibt sich natürlich eine enorme Verantwortung. Und um genau dieser Verantwortung gerecht zu werden, gibt es Auftragsverarbeitungsverträge. Unter der alten Terminologie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) war das Dokument als Auftragsdatenverarbeitungsvertrag oder ADV-Vertrag bekannt.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) muss nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jedes Unternehmen abschließen, das personenbezogene Daten im Auftrag – also von einem Dienstleister – verarbeiten lässt.
Dieser Vertrag regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und stellt sicher, dass die Plusnet GmbH die Zustimmung des Kunden erhalten hat, personenbezogene Daten innerhalb der Auftragsverarbeitung einzusehen und zu bearbeiten. Der Vertriebspartner, der den Kunden vermittelt hat, wird zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses als Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag hinterlegt. Somit wird dort geregelt, dass die Plusnet GmbH ihre Vertriebspartner und deren Untervertriebspartner als sogenannte Unterauftragsverarbeiter einsetzen darf.
Gemäß dieser Erklärung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag derzeit nur für Tengo Centraflex Kunden und SIP-Trunk Kunden, die ein UMS-Optionspaket bestellen, erforderlich.
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