10 Vorteile einer Cloud-Telefonanlage

In der Corona-Krise sind Unternehmen im Vorteil, die ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken konnten, ohne erst ihre IT und TK umzurüsten. Virtuelle Echtzeitzusammenarbeit wird plötzlich zur strategischen Ressource.

Moderne Telefonanlagen aus der Cloud liefern dazu nicht nur die nötigen Werkzeuge, sondern auch die Flexibilität, zusätzliche Kapazitäten unkompliziert hinzuzubuchen.

Eine Umfrage unter 1.000 IT-Entscheidern europäischer Unternehmer ergab: Für 35 Prozent der Befragten ist Agilität der wichtigste Grund für die Migration auf eine Cloud-Telefonanlage. Unter den deutschen Studienteilnehmern nannten sogar 59 Prozent Agilität als wichtigstes Entscheidungskriterium. 2018 lag der Wert im europäischen Durchschnitt noch bei 16 Prozent. Das zeigt, wie wichtig es Unternehmen inzwischen ist, schnell auf neue Marktanforderungen zu reagieren.

Lösungen aus der Cloud lassen sich leichter, schneller und in beliebigem Umfang skalieren. Zusätzliche Teilnehmeranschlüsse oder neue Funktionen stehen auf Abruf bereit und sind nicht mehr abhängig von der Kapazität lokal verbauter Hardware. Flexible Bezahlmodelle, die sich nach der Nutzerzahl richten, senken die Hürden für das schnelle Anpassen des Leistungsumfangs. Angebote im Baukastensystem erlauben zudem, Cloud-Lösungen auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden anzupassen.

Mit einer TK-Infrastruktur aus der Datenwolke arbeitet auch die hauseigene IT-Abteilung agiler: Anstatt TK-Systeme an jedem Standorte betreiben und warten zu müssen, steuern sie die unternehmensweite Telefonie über eine zentrale Online-Administration.

Jeder Euro für eine TK-Anlage im Eigenbetrieb ist auch eine Entscheidung gegen bessere Technologie in den Folgejahren. Durch den Kauf der Hardware bindet sich ein Unternehmen in der Regel für viele Jahre an Hersteller und Produkt. Hohe Anfangsinvestitionen sowie Wartungsverträge mit langen Laufzeiten und teuren Ausstiegsklauseln fesseln den Kunden an Legacy-Systeme und erschweren den sinnvollen Wechsel auf bessere Technologien und Lösungen.

Das Cloud-Geschäftsmodell fördert dagegen Innovation. Weil Kunden mieten statt kaufen, liegt es im Interesse des Providers, sie durch laufende Innovationen zu binden. Verkaufte Anlagen kontinuierlich zu erneuern, würde dagegen den nächsten Neukauf hinauszögern und damit zusätzliche Umsätze. Mussten Kunden früher Jahre oder Monate auf ein Update warten, aktualisieren und erweitern Cloud-Provider ihre Lösungen laufend. So profitieren Unternehmen kontinuierlich von Innovationen im Markt und fallen nicht hinter die technische Entwicklung zurück.

Besonders der Mittelstand schaut beim Thema TK-Anlagen auf die Kosten, schließlich sind klassische Lösungen on-premises teuer: in der Anschaffung, in Betrieb und Wartung und auch, wenn die Anlage später ersetzt werden soll. Mit Telefonanlagen aus der Cloud lässt sich Geld nicht nur sparen, sondern auch intelligenter ausgeben, indem man Kosten und aktuellen Bedarf synchronisiert.

Gerade in Unternehmen mit zahlreichen Standorten wächst mit der Zeit ein ganzer Zoo unterschiedlicher lokaler TK-Systeme heran, erst recht bei Übernahme anderer Unternehmen. Die Migration auf eine neue Anlagentechnologie wird so schnell zur Schnitzeljagd durch Wartungsverträge und Tarifdickichte. Die Cloud macht die realen Kosten für die Telekommunikationsinfrastruktur hingegen transparent und planbar.

Bei der Nutzung einer IP-Centrex entfallen hohe Investitionskosten, weil Kunden weder Anlagen-Hardware noch Software-Lizenzen kaufen. Anschaffungskosten fallen lediglich für moderne IP-Endgeräte an den Arbeitsplätzen an, sofern ein Unternehmen nicht die bisherigen analogen Apparate per Adapter weiter betreiben möchte. Eine TK-Anlage aus der Cloud zu mieten, bindet somit von Anfang an weniger Kapital.

Ebenso vermeiden Unternehmen hohe sprungfixe Kosten. Beim Kauf müssen Systeme für den Eigenbetrieb genügend Leistungsreserven vorhalten, um wachsenden Ansprüchen während ihrer Laufzeit gerecht zu werden. Das heißt im Umkehrschluss: Beim Kauf zahlen Kunden für Leistungen, die sie vorerst nicht benötigen und später vielleicht auch nicht. Noch teurer wird die Angelegenheit, wenn Unternehmen zu knapp planen und ihre Anlage vorzeitig ersetzen oder durch ein zusätzliches Gerät ergänzen müssen.

Cloud-Telefonanlagen wachsen dagegen schrittweise mit den Anforderungen. Zahlen muss der Kunde nur für die operativen Kosten – eben gerade so viel wie nötig. Denn Geschäftsmodelle aus der Cloud basieren auf dem Prinzip: Bezahle, was du aktuell brauchst. Werden neue Niederlassungen eröffnet oder Mitarbeiter eingestellt, kann der Kunde die Anzahl an Ports bzw. Nebenstellen unkompliziert erweitern. Ohne langwierige Implementierungszeiten und große Vorlaufkosten lassen sich Funktionen zu transparenten Tarifen hinzubuchen. Die Cloud liefert immer so viel Leistung und Infrastruktur, wie ein Unternehmen aktuell benötigt.

Ein weiterer Posten bei TK-Systemen on-premises ist der Fixkostenblock für Betrieb, Wartung und Nutzerservice. Der Kunde muss sich um Updates und Sicherheitspatches kümmern und um den Kundendienst bei Neuanschlüssen und technischen Problemen. Mit den Jahren sind immer mehr Workarounds und Notlösungen nötig, um den wachsenden Ansprüchen noch gerecht zu werden. In der Cloud liegen Betrieb und Wartung in der Verantwortung eines spezialisierten Dienstleisters, denn die Hardware steht im Rechenzentrum des Providers und nicht mehr im Serverraum des Anwenders. Zwar rechnet auch der Dienstleister seine laufenden Kosten in die Pauschale. Aber seine Kunden profitieren von modernster Infrastruktur und hohen Skalenvorteilen.

In der heutigen Geschäftswelt gewinnt mobiles Arbeiten zunehmend an Bedeutung ebenso wie die Zusammenarbeit in geographisch verteilten Teams – erst recht seitdem in der Corona-Krise große Teile von Belegschaften gezwungen sind, über Wochen und Monaten aus dem Home-Office zu arbeiten. Das Problem: Die Dienste einer intelligenten Telefonanlage werden mehr denn je gebraucht, aber immer öfter außerhalb des Büros. Der Bedarf nach mobiler Erreichbarkeit und virtueller Echtzeitzusammenarbeit ist darum zu einem starken Argument für den Einsatz von Cloud-Telefonie geworden.

IP-Centrex-Lösungen sind prädestiniert für solche Anforderungen. Weil sie standortunabhängig arbeiten, können sie ihre Dienste überall bereitstellen, einen Netzzugang vorausgesetzt. Als Software-Systeme aus der Cloud reizen sie zudem das Potenzial IP-basierter Kommunikation voll aus. Von Haus aus sind sie darauf ausgelegt, sich mit anderen Softwaresystemen über standardisierte Schnittstellen zu vernetzen.

Moderne TK-Anlagen müssen heute weit mehr leisten, als nur Telefonate zu vermitteln. Stichwort: Unified Communications & Collaboration (UCC). Das steht für den Ansatz, die wachsende Zahl digitaler Kommunikationskanäle zu bündeln und besser beherrschbar zu machen. Hierbei wird die Telefonanlage zur Schaltzentrale für die gesamte digitale Zusammenarbeit. Je nach Bedarf können Nutzer sich telefonisch oder per Videochat austauschen, auch mit externen Teilnehmern online am selben Dokument arbeiten oder Inhalte präsentieren. Zudem sollen Nutzer überall erreichbar sein, aber Grad und Art ihrer Erreichbarkeit souverän steuern können.

Zum Leistungsumfang gehören auch Zusatzfunktionen wie Voicemail, die Ansagen des Anrufbeantworters per E-Mail oder SMS verschickt, oder die Integration von Faxdienst und E-Mail, mit der Nutzer Faxe als Mail erhalten und Mails an ein Faxgerät schicken. Unterstützt wird auch Computer Telephony Integration (CTI), also das Einbinden von Telefonfunktionen in Geschäftsanwendungen wie ERP- und CRM-Systeme oder in die eigene E-Mail-Software – ein Klick auf eine Telefonnummer und schon baut die Telefonanlage eine Gesprächsverbindung auf. Sogar ausgereifte Call-Center-Funktionen sind möglich.

Ganz oben auf der Wunschliste vieler Wissensarbeiter in Unternehmen steht die Möglichkeit, das eigene Smartphone als Bürotelefon zu nutzen. Fixed Mobile Convergence verschmilzt Fest- und Mobilfunknetze im Alltagseinsatz miteinander. Damit können Unternehmen die Smartphones ihrer Mitarbeiter in die Cloud-Anlage einbinden und als vollwertige Nebenstelle nutzen. Mit dem „One Number”-Ansatz telefonieren Mitarbeiter auch mobil unter ihrer Büronummer und nutzen auf Wunsch nur noch ein Endgerät.

Ständig wachsen die Anforderungen an Telefonanlagen in Unternehmen. Mit Lösungen aus der Cloud sind Unternehmen nicht auf den Leistungsumfang einer physisch begrenzten Anlage festgelegt. Die Cloud-Provider entwickeln ihre Systeme kontinuierlich fort und geben ihre Innovationen per Update an ihre Kunden weiter.

Analoges Festnetz oder ISDN als Sicherheitsrisiko? Die konventionelle Telefonie galt zu Recht als zuverlässig und sicher. Anrufer telefonierten über exklusiv geschaltete Leitungen. Abhören gehörte mehr ins Reich der Schlapphüte und Spione. Doch im IP-Zeitalter fließt alles ineinander: Dokumente, Daten und Streams – denn die Telefonanlage ist nur noch ein Stück Software. In diesem Szenario ist es verständlich, wenn sich Unternehmen nach einer physischen Anlage sehnen, die sie im eigenen Serverraum vermeintlich sicher wegschließen können.

Aber eben weil wir uns im IP-Zeitalter befinden, ist es klüger, wenn sich die Besten um den Betrieb der strategischen Kommunikationsinfrastruktur kümmern. Die Angreifer arbeiten im Zweifelsfall schließlich auch auf Top-Niveau. Besonders mittelständische Betriebe verfügen gar nicht über die Ressourcen, ihren Serverraum oder ihr Rechenzentrum nach dem letzten Stand von Technik und Ausbildung zu sichern. Telefonanlagen aus der Cloud sind darum effektiver geschützt als Systeme im Eigenbetrieb. Das umfasst sowohl den physischen Schutz des Rechenzentrumsstandorts als auch das regelmäßige Aufspielen von Updates und Sicherheit-Patches.